Datenschutzerklärung für Bewerber:innen und Kandidat:innen

​​​​

Datenschutzerklärung für Kundenunternehmen, Interessenten und Geschäftspartner
​​

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Wir informieren Sie darüber, wie die Layton Consulting GmbH personenbezogene Daten von Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen, potenziellen Kundenunternehmen, Interessenten, Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern verarbeitet.

Die Layton Consulting GmbH ist ausschließlich im Bereich der Direktvermittlung tätig. Eine Arbeitnehmerüberlassung, Zeitarbeit oder Überlassung von Arbeitskräften findet nicht statt.

Unser Ziel ist es, Kundenunternehmen bei der Besetzung offener Positionen zu unterstützen und geeignete Kandidat:innen mit passenden Kundenunternehmen zusammenzubringen.

Diese Datenschutzerklärung betrifft insbesondere personenbezogene Daten von natürlichen Personen, die für ein Unternehmen oder eine sonstige Organisation handeln, mit uns kommunizieren oder in geschäftlichem Kontakt zu uns stehen.

​

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

​

Layton Consulting GmbH
Barbarossastraße 61
63571 Gelnhausen
Deutschland

E-Mail: info@layton-consulting.de
Website: www.layton-consulting.de

​

Datenschutzanfragen, Auskunftsersuchen, Widerrufe, Widersprüche oder sonstige Anliegen zum Datenschutz können Sie jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse richten.

​

3. Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da nach unserer aktuellen Unternehmensgröße und Verarbeitungstätigkeit keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht.

Unabhängig davon können Sie sich bei allen Datenschutzanliegen jederzeit an uns wenden:

info@layton-consulting.de

​

4. Welche Personen betrifft diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• Ansprechpartner:innen bei bestehenden Kundenunternehmen,

• Ansprechpartner:innen bei potenziellen Kundenunternehmen,

• Interessent:innen an unseren Leistungen,

• Personen, die uns im Namen eines Unternehmens kontaktieren,

• Geschäftsführer:innen, Inhaber:innen, HR-Ansprechpartner:innen, Recruiter:innen, Fachbereichsleiter:innen, Entscheider:innen und Mitarbeitende in Einkauf, Buchhaltung oder Verwaltung,

• Ansprechpartner:innen, die an der Abstimmung von Stellenprofilen, Vermittlungsmandaten oder Vorstellungsgesprächen beteiligt sind,

• Ansprechpartner:innen, die Kandidatenprofile erhalten oder bewerten,

• Ansprechpartner:innen bei Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern,

• natürliche Personen, die als Unternehmer:in, Freiberufler:in oder Inhaber:in mit uns in Kontakt stehen.

​

5. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten, insbesondere wenn Sie:

• uns kontaktieren,

• eine Anfrage stellen,

• mit uns per E-Mail, Telefon, Videokonferenz, beruflichem Netzwerk oder einem anderen Kommunikationsweg kommunizieren,

• mit uns über eine mögliche Zusammenarbeit sprechen,

• ein Stellenprofil oder Anforderungsprofil übermitteln,

• ein Vermittlungsmandat oder eine vertragliche Vereinbarung abstimmen,

• Kandidatenprofile erhalten oder bewerten,

• Feedback zu Kandidat:innen geben,

• Vorstellungsgespräche koordinieren,

• Vertrags-, Abrechnungs- oder Buchhaltungsfragen klären,

• uns Kontaktdaten, Zuständigkeiten oder Kommunikationspräferenzen mitteilen.

​

Außerdem können wir personenbezogene Daten von Ihrem Unternehmen, von anderen Personen innerhalb Ihres Unternehmens, aus geschäftlichen Empfehlungen oder aus öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Quellen erhalten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Unternehmenswebsites,

• Impressumsangaben,

• öffentlich zugängliche Stellenanzeigen,

• berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder XING,

• Stellen- und Karriereplattformen,

• Branchenverzeichnisse,

• öffentliche Register,

• berufliche Empfehlungen,

• vergleichbare öffentlich zugängliche berufsbezogene Quellen.

​

Wenn wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, informieren wir Sie nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme oder innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten.

​

6. Welche Daten verarbeiten wir?

Je nach Kontakt, Geschäftsbeziehung und Vermittlungssituation verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

Kontakt- und Stammdaten
Name, geschäftliche Anschrift, Unternehmen, Arbeitgeber, Abteilung, Position oder Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, berufliche Profile und bevorzugte Kommunikationswege.

Unternehmens- und Zuständigkeitsdaten
Name und Anschrift des Unternehmens, Branche, öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen, Zuständigkeiten, Entscheidungswege, Rollen im Vermittlungsprozess und interne Zuordnungen zu Kunden, Interessenten, Vakanzen oder Mandaten.

Kommunikations- und Prozessdaten
E-Mail-Kommunikation, Gesprächsnotizen, Telefonnotizen, Terminabstimmungen, Kalendereinträge, Rückfragen, Antworten, Statusinformationen, Kundenfeedback, interne Bearbeitungsvermerke und sonstige geschäfts- oder vermittlungsbezogene Kommunikation.

Mandats- und Vermittlungsdaten
Informationen zu offenen Positionen, Stellenprofilen, Anforderungsprofilen, gewünschten Qualifikationen, Arbeitsort, Remote- oder Hybrid-Regelungen, Gehaltsrahmen, Vertragsart, gewünschtem Eintrittstermin, Interviewbeteiligten, Prozessständen, Kandidatenvorstellungen, Kundenfeedback und Vermittlungserfolge.

Vertrags-, Angebots- und Abrechnungsdaten
Angebote, Verträge, Mandatsbestätigungen, Provisionsvereinbarungen, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten, Buchhaltungsdaten, steuerlich relevante Informationen, Informationen zu Provisionsansprüchen, Garantie-, Ersatz- oder Nachbesetzungsregelungen und Korrespondenz zu Vertrags- oder Abrechnungsfragen.

Nachweis- und Sperrdaten
Nachweise zu Vermittlungsleistungen, Kandidatenvorstellungen, Kundenfeedback, Eintrittsdaten, Widerrufen, Widersprüchen, Sperrvermerken und sonstigen rechtlich oder organisatorisch erforderlichen Dokumentationen.

Private Kontaktdaten fragen wir grundsätzlich nicht gezielt an. Wenn Sie uns private Kontaktdaten freiwillig für die geschäftliche Kommunikation mitteilen, verarbeiten wir diese nur im Rahmen des mitgeteilten Zwecks.

​

7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind besonders sensible Daten. Hierzu gehören zum Beispiel Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, politische Meinungen, biometrische Daten oder Angaben zur ethnischen Herkunft.

Wir benötigen von Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen, Interessenten und Geschäftspartnern grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Bitte übermitteln Sie uns solche Daten nicht, soweit sie für die jeweilige geschäftliche Kommunikation oder Zusammenarbeit nicht erforderlich sind.

Dies gilt auch für nicht erforderliche, diskriminierungsrelevante oder besonders sensible Informationen über Kandidat:innen.

Wenn uns solche Informationen unaufgefordert übermittelt werden, prüfen wir, ob diese Informationen für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Soweit sie nicht erforderlich sind, können wir sie löschen, schwärzen oder bei der weiteren Verarbeitung unberücksichtigt lassen.

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine besondere Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder eine sonstige gesetzliche Erlaubnis.

​

8. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um geschäftliche Kontakte zu bestehenden oder potenziellen Kundenunternehmen, Interessenten und Geschäftspartnern herzustellen, zu prüfen und zu pflegen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung, Pflege und Durchführung geschäftlicher Beziehungen im B2B-Bereich.

Geschäftliche Erstansprache und Akquise
Wir können Ansprechpartner:innen bei Unternehmen individuell kontaktieren, wenn ein konkreter geschäftlicher Bezug besteht, insbesondere ein erkennbarer Personalbedarf, eine öffentliche Stellenanzeige, eine Empfehlung, ein früherer Kontakt, eine bestehende oder frühere Geschäftsbeziehung oder eine fachlich passende Direktvermittlungsmöglichkeit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Unternehmen mit potenziellem Personalbedarf individuell und berufsbezogen zu unseren Direktvermittlungsleistungen zu kontaktieren.

Eine Kontaktaufnahme erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht und der jeweilige Kontaktweg wettbewerbsrechtlich zulässig ist.

Bearbeitung von Anfragen und Kundenkommunikation
Wenn Sie uns kontaktieren oder mit uns über eine mögliche Zusammenarbeit sprechen, verarbeiten wir Ihre Daten zur Bearbeitung der Anfrage, Kommunikation, Terminabstimmung und weiteren Abstimmung.

Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist.

Durchführung von Vermittlungsmandaten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Vermittlungsmandate anzubahnen, zu prüfen, zu dokumentieren und durchzuführen.

Dies umfasst insbesondere die Abstimmung von Stellenprofilen, die Prüfung geeigneter Kandidat:innen, die Vorstellung geeigneter Kandidat:innen, die Organisation von Vorstellungsgesprächen, die Einholung von Kundenfeedback, die Begleitung des Vermittlungsprozesses und den Nachweis von Vermittlungsleistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Dokumentation unserer Tätigkeit als Direktvermittler.

Vertragsverwaltung, Abrechnung und Buchhaltung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung, Provisionsabrechnung, Buchhaltung und steuerlichen Dokumentation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind. Soweit Sie als Ansprechpartner:in für ein Unternehmen handeln, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Dokumentation, Nachweisbarkeit und Rechtsverteidigung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Kommunikation, Vermittlungsstände, Kandidatenvorstellungen, Kundenfeedback, Vermittlungserfolge, Provisionsansprüche, Vertragsgrundlagen und sonstige rechtlich relevante Vorgänge nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge, der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflichten.

Sperrvermerke und Widersprüche
Wenn Sie uns mitteilen, dass Sie nicht erneut kontaktiert werden möchten oder einer Verarbeitung widersprechen, speichern wir dies, soweit erforderlich, als Sperr- oder Widerspruchsvermerk.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Widerspruch oder Kontaktwunsch künftig zuverlässig zu beachten.

Einwilligungsbasierte Verarbeitungen
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dies kann insbesondere relevant sein, wenn Sie ausdrücklich die Nutzung privater Kontaktdaten für geschäftliche Kommunikation wünschen, freiwillig regelmäßige Informationen erhalten möchten oder einen zusätzlichen Kommunikationskanal wählen, für den eine Einwilligung erforderlich ist.

​

9. Geschäftliche Erstansprache und Akquise

Wir können Ansprechpartner:innen bei Unternehmen individuell ansprechen, wenn aufgrund berufsbezogener oder unternehmensbezogener Informationen ein konkreter geschäftlicher Bezug zu unseren Direktvermittlungsleistungen besteht.

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:

• ein Unternehmen öffentlich eine Stelle ausgeschrieben hat,

• ein Personalbedarf erkennbar ist,

• wir einen potenziell passenden Kandidaten oder eine potenziell passende Kandidatin vorstellen können,

• bereits ein geschäftlicher Kontakt besteht,

• eine Empfehlung vorliegt,

• eine frühere Zusammenarbeit bestand,

• ein sonstiger konkreter beruflicher oder geschäftlicher Bezug besteht.

​

Eine Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht und der jeweilige Kontaktweg nach unserer Prüfung wettbewerbsrechtlich zulässig ist.

Telefonische Kontaktaufnahme mit Unternehmen erfolgt nur, wenn ein konkreter geschäftlicher Bezug besteht und nach unserer Einschätzung zumindest eine mutmaßliche Einwilligung im Sinne des Wettbewerbsrechts angenommen werden kann.

Werbliche Kontaktaufnahme per E-Mail erfolgt grundsätzlich nur mit Einwilligung oder, bei Bestandskunden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für Bestandskundenwerbung erfüllt sind. Individuelle geschäftliche E-Mails ohne vorherige Einwilligung versenden wir nur nach Einzelfallprüfung und nicht als automatisierte Massenwerbung.

Wir nutzen keine allgemeinen Newsletter, keine automatisierten E-Mail-Kampagnen und keine Analyse von Öffnungsraten oder Klickverhalten, sofern dies nicht ausdrücklich gesondert angegeben wird.

Wenn Sie keine weitere Kontaktaufnahme wünschen, können Sie dem jederzeit widersprechen. Wir werden Sie dann nicht weiter zu diesem Zweck kontaktieren. Soweit erforderlich, speichern wir einen Sperrvermerk, um Ihren Widerspruch künftig zu beachten.

​

10. Durchführung von Vermittlungsmandaten

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Direktvermittler unterstützen wir Kundenunternehmen bei der Besetzung offener Positionen.

Hierfür verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen insbesondere zur:

• Abstimmung von Stellenprofilen,

• Abstimmung von Suchanforderungen,

• Prüfung geeigneter Kandidat:innen,

• Vorstellung geeigneter Kandidat:innen,

• Organisation von Vorstellungsgesprächen,

• Einholung und Dokumentation von Kundenfeedback,

• Begleitung des Vermittlungsprozesses,

• Dokumentation von Vermittlungsständen,

• Abrechnung und Nachweisbarkeit von Vermittlungsleistungen.

​

Die Verarbeitung beschränkt sich auf Daten, die für die jeweilige geschäftliche Zusammenarbeit, Kommunikation, Durchführung des Vermittlungsprozesses oder rechtliche Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.

​

11. Vorstellung von Kandidat:innen bei Kundenunternehmen

Im Rahmen konkreter Direktvermittlungsprozesse können wir Kundenunternehmen Kandidatenprofile, Lebensläufe oder sonstige positionsrelevante Informationen übermitteln.

Identifizierende Kandidatenprofile übermitteln wir grundsätzlich nur, wenn die jeweilige Kandidatin oder der jeweilige Kandidat die konkrete Vorstellung vorher freigegeben hat oder eine sonstige geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Kundenunternehmen erhalten Kandidatendaten ausschließlich zweckgebunden zur Prüfung im konkreten Vermittlungsprozess.

Die Einzelheiten zur Verarbeitung von Bewerber- und Kandidatendaten, insbesondere zur Freigabe vor einer Vorstellung, ergeben sich aus unseren gesonderten Datenschutzhinweisen für Bewerber:innen, Kandidat:innen und beruflich angesprochene Personen.

​

12. Welche Kundendaten können an Kandidat:innen weitergegeben werden?

Im Rahmen der Direktvermittlung kann es erforderlich sein, Kandidat:innen Informationen über ein Kundenunternehmen, eine Position oder zuständige Ansprechpartner:innen mitzuteilen.

Je nach Vermittlungssituation können insbesondere folgende Informationen an Kandidat:innen weitergegeben werden:

• Name des Kundenunternehmens,

• Branche,

• Standort,

• Position,

• Stellenbeschreibung,

• Rahmenbedingungen der Position,

• Name und Funktion zuständiger Ansprechpartner:innen,

• geschäftliche Kontaktdaten, soweit dies für den Prozess erforderlich ist,

• Informationen zu Vorstellungsgesprächen,

• organisatorische Hinweise zum Bewerbungsprozess.

​

Wir beschränken die Weitergabe auf den für den jeweiligen Vermittlungsprozess erforderlichen Umfang.

​

13. Kundenunternehmen als eigene Verantwortliche

Soweit wir personenbezogene Daten von Kandidat:innen nach deren Freigabe an ein Kundenunternehmen übermitteln, verarbeitet das jeweilige Kundenunternehmen diese Daten grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Das Kundenunternehmen ist selbst dafür verantwortlich, die erhaltenen Kandidatendaten datenschutzkonform zu verarbeiten, angemessen zu schützen und nur für zulässige Zwecke im Zusammenhang mit der jeweiligen Personalgewinnung, Bewerberprüfung oder Einstellungsentscheidung zu verwenden.

Eine Auftragsverarbeitung durch das Kundenunternehmen liegt dabei grundsätzlich nicht vor. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht nur, wenn dies im Einzelfall ausdrücklich vereinbart ist oder sich aus den tatsächlichen Umständen ergibt.

​

14. Rückmeldungen von Kundenunternehmen

Im Rahmen der Direktvermittlung können Kundenunternehmen uns Rückmeldungen zu Kandidatenprofilen, Gesprächen, Prozessständen oder Einstellungsentscheidungen geben.

Dies können insbesondere sein:

• Interesse an einem Kandidatenprofil,

• Rückfragen zu Qualifikationen oder Verfügbarkeit,

• Einladungen zu Gesprächen,

• Terminabstimmungen,

• Rückmeldungen nach Gesprächen,

• Absagen,

• Begründungen oder Einschätzungen zur fachlichen Passung,

• Informationen zum weiteren Prozess,

• Informationen zu Vertragsangeboten oder Eintrittsdaten.

​

Wir verarbeiten solche Rückmeldungen, soweit dies für die Durchführung, Betreuung, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Abrechnung des Vermittlungsprozesses erforderlich ist.

Kundenunternehmen und Ansprechpartner:innen werden gebeten, nur solche Informationen zu übermitteln, die für die konkrete Eignungsprüfung und den Vermittlungsprozess erforderlich sind.

Nicht erforderliche, diskriminierungsrelevante, besonders sensible oder sonstige für die Personalauswahl unzulässige Informationen sollen nicht übermittelt werden.

​

15. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Kandidat:innen, soweit Informationen über das Kundenunternehmen, die Position oder zuständige Ansprechpartner:innen für den konkreten Vermittlungsprozess erforderlich sind,

• Anbieter unseres CRM- und Bewerbermanagementsystems,

• IT-, E-Mail-, Kalender-, Kommunikations-, Telefonie- und Videokonferenzdienstleister,

• Anbieter beruflicher Netzwerke, soweit wir über diese Plattformen kommunizieren,

• Buchhaltungs- und Abrechnungsdienstleister,

• Steuerberater, Rechtsberater, Banken, Behörden, Gerichte oder Versicherungen, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Wahrung rechtlicher Interessen notwendig ist.

​

Wir geben personenbezogene Daten von Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen nicht an andere Kundenunternehmen weiter, sofern hierfür keine gesetzliche Grundlage, vertragliche Notwendigkeit oder ausdrückliche Zustimmung besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

​

16. CRM- und Bewerbermanagementsystem Starhunter

Zur strukturierten Erfassung, Verwaltung und Dokumentation von Kundenunternehmen, Ansprechpartner:innen, Kandidatenprozessen, Vermittlungsmandaten und Kommunikation nutzen wir die Softwarelösung Starhunter.

​

Anbieter ist:

Starhunter GmbH
Erika-Mann-Str. 23
80636 München
Deutschland

​

Starhunter unterstützt uns insbesondere bei:

• der Verwaltung von Kundenunternehmen,

• der Verwaltung von Ansprechpartner:innen,

• der Pflege von CRM-Daten,

• der Zuordnung von Kunden, Kandidat:innen und Vakanzen,

• der Dokumentation von Kommunikation,

• der Zuordnung und Speicherung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation,

• der Verwaltung von Stellen- und Anforderungsprofilen,

• der Dokumentation von Kandidatenvorstellungen,

• der Dokumentation von Kundenfeedback,

• der Verwaltung von Vermittlungsprozessen,

• der Organisation und Dokumentation von Prozessständen,

• der Nachvollziehbarkeit von Vermittlungsleistungen.

​

Soweit Starhunter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

​

17. Automatische Zuordnung von E-Mail-Kommunikation in Starhunter

Wir nutzen eine Schnittstelle zwischen Microsoft Outlook bzw. Microsoft 365 und unserem CRM- und Bewerbermanagementsystem Starhunter.

Wenn eine E-Mail-Adresse eines Kundenunternehmens, eines Interessenten, einer Kandidatin, eines Kandidaten oder eines sonstigen am Vermittlungsprozess beteiligten Kontakts in Starhunter hinterlegt ist, kann E-Mail-Kommunikation mit dieser Adresse automatisch dem entsprechenden Datensatz in Starhunter zugeordnet und dort dokumentiert werden.

Dies betrifft insbesondere geschäfts- und vermittlungsbezogene E-Mails, Anhänge, Absender- und Empfängerangaben, Betreffzeilen, Datum und Uhrzeit der Kommunikation sowie den Inhalt der E-Mail.

Die automatische Zuordnung dient der ordnungsgemäßen Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Kunden-, Geschäfts- und Vermittlungsprozessen, der Zuordnung zu passenden Vakanzen, der Dokumentation von Kommunikation, Freigaben, Rückmeldungen, Widerrufen und Widersprüchen sowie der Wahrung rechtlicher Interessen.

Eine Analyse von Öffnungsraten, Klickverhalten oder sonstigem Marketingtracking findet dabei nicht statt.

Soweit erkennbar private oder offensichtlich nicht erforderliche Inhalte betroffen sind, werden diese nicht weiterverarbeitet oder gelöscht, soweit keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

​

18. Microsoft 365, Outlook und Office-Anwendungen

Wir nutzen Microsoft 365, insbesondere Microsoft Outlook und Office-Anwendungen, zur E-Mail-Kommunikation, Dokumentenverwaltung, Kalenderverwaltung und internen Organisation.

​

Anbieter ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

​

Dabei können insbesondere E-Mail-Inhalte, Absender- und Empfängerinformationen, Betreffzeilen, Anhänge, Dokumenteninhalte, Kalenderdaten, interne Notizen und technische Protokolldaten verarbeitet werden.

Wir nutzen Microsoft Outlook insbesondere für die E-Mail-Kommunikation mit Kundenunternehmen, Interessenten, Kandidat:innen und sonstigen am Vermittlungsprozess beteiligten Personen.

Soweit eine Schnittstelle zwischen Starhunter und Microsoft Outlook bzw. Microsoft 365 genutzt wird, kann E-Mail-Kommunikation nach Maßgabe von Abschnitt 17 automatisch Starhunter-Datensätzen zugeordnet und dort dokumentiert werden.

Eine Analyse von Öffnungsraten, Klickverhalten oder sonstigem Marketingtracking erfolgt dabei nicht.

Soweit Microsoft personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der für Microsoft 365 geltenden Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

​

19. Kommunikation über berufliche Netzwerke

Wir können mit Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen, Interessenten und Geschäftspartnern über berufliche Netzwerke wie LinkedIn, XING, StepStone oder vergleichbare Plattformen kommunizieren.

Dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers. Die Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich in eigener Verantwortung.

Wir nutzen berufliche Netzwerke insbesondere für:

• Identifikation potenzieller Ansprechpartner:innen,

• individuelle geschäftliche Kontaktaufnahme,

• Kommunikation zu möglichen oder bestehenden Vermittlungsmandaten,

• Terminabstimmung,

• Austausch zu offenen Positionen oder Personalbedarf,

• Verweis auf unsere Datenschutzhinweise,

• Weiterleitung auf geeignete Kommunikationswege.

​

Soweit wir Informationen aus beruflichen Netzwerken in unser CRM- oder Bewerbermanagementsystem übernehmen, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die Informationen für die geschäftliche Kontaktaufnahme, Kommunikation, Zusammenarbeit oder Direktvermittlung erforderlich sind.

​

20. Kommunikation über WhatsApp Business, soweit genutzt

Wir können WhatsApp Business über ein Firmenhandy als freiwilligen zusätzlichen Kommunikationskanal nutzen.

Die Nutzung von WhatsApp ist keine Voraussetzung für eine Anfrage, ein Vermittlungsmandat oder eine Zusammenarbeit mit uns. Sie können jederzeit per E-Mail oder Telefon mit uns kommunizieren.

WhatsApp verwenden wir nur für kurze organisatorische Abstimmungen, insbesondere Terminvereinbarungen, Rückfragen zur Erreichbarkeit, kurze Statusinformationen oder kurze Rückfragen im laufenden Vermittlungsprozess.

Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Verträge, Rechnungen, vertraulichen Kundenunterlagen, Lebensläufe, Zeugnisse, Gesundheitsdaten oder sonstigen sensiblen bzw. vertraulichen Unterlagen. Solche Unterlagen sollten ausschließlich über einen geeigneten sicheren Kommunikationsweg übermittelt werden.

Bei der Nutzung von WhatsApp können insbesondere Ihre Telefonnummer, Kommunikationsinhalte, Kommunikationszeitpunkte und technische Metadaten verarbeitet werden.

​

Anbieter ist:

WhatsApp Ireland Limited
4 Grand Canal Square
Grand Canal Harbour
Dublin 2
Irland

​

Dabei kann es auch zu Übermittlungen oder Zugriffsmöglichkeiten außerhalb der EU bzw. des EWR kommen.

Die Nutzung von WhatsApp erfolgt nur, wenn Sie diesen Kommunikationsweg freiwillig wählen oder darin einwilligen. Sie können die Kommunikation über WhatsApp jederzeit mit Wirkung für die Zukunft beenden und einen anderen Kommunikationsweg wählen.

Geschäfts- oder vermittlungsrelevante Informationen aus WhatsApp-Kommunikation können, soweit erforderlich, in unser CRM- und Bewerbermanagementsystem oder unsere Kommunikationssysteme übertragen werden. Für deren Speicherdauer gelten die allgemeinen Regelungen zur Speicherdauer.

​

21. Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann insbesondere bei einzelnen IT- und Kommunikationsdienstleistern nicht ausgeschlossen werden.

Dies kann insbesondere bei Microsoft 365, WhatsApp Business, beruflichen Netzwerken oder von diesen eingesetzten Unterauftragnehmern der Fall sein.

In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht, insbesondere:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,

• eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework,

• EU-Standardvertragsklauseln,

• zusätzliche Schutzmaßnahmen,

• eine gesetzliche Ausnahme,

• oder Ihre ausdrückliche Einwilligung im Einzelfall.

​

22. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.

Interessenten und potenzielle Kundenunternehmen
Daten von Interessenten und potenziellen Kundenunternehmen speichern wir nur so lange, wie ein konkreter geschäftlicher Bezug, ein laufender Vorgang, ein mögliches Interesse an unseren Leistungen oder ein berechtigtes Interesse an einer späteren erneuten Kontaktaufnahme besteht.

Soweit keine Geschäftsbeziehung zustande kommt und kein weiterer relevanter Kontakt besteht, löschen oder anonymisieren wir personenbezogene Ansprechpartnerdaten grundsätzlich spätestens 24 Monate nach dem letzten relevanten geschäftlichen Kontakt, soweit kein Sperrvermerk, keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kein konkreter Nachweis- oder Rechtsverteidigungsgrund entgegensteht.

Bestehende Kundenunternehmen
Daten von Ansprechpartner:innen bei bestehenden Kundenunternehmen speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung.

Nach Ende der Geschäftsbeziehung speichern wir personenbezogene Daten nur so lange weiter, wie dies für Vertragsabwicklung, Abrechnung, Buchhaltung, Dokumentation von Vermittlungsleistungen, Provisionsansprüche, Garantie-, Ersatz- oder Nachbesetzungsregelungen, gesetzliche Pflichten oder rechtliche Interessen erforderlich ist.

Soweit uns bekannt wird, dass Ansprechpartner:innen nicht mehr beim Kundenunternehmen tätig oder nicht mehr zuständig sind, aktualisieren, sperren oder löschen wir die betreffenden personenbezogenen Daten, soweit keine Aufbewahrungs- oder Nachweisgründe entgegenstehen.

Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen
Vertrags-, Rechnungs-, Buchhaltungs- und steuerlich relevante Unterlagen speichern wir nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Je nach Art der Unterlagen können gesetzliche Aufbewahrungsfristen insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre betragen. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist, empfangen oder abgesandt wurde oder der zugrunde liegende Geschäftsvorgang abgeschlossen wurde.

Vermittlungsnachweise und rechtliche Interessen
Daten, die zum Nachweis von Vermittlungsleistungen, Kandidatenvorstellungen, Vertragsgrundlagen, Provisionsansprüchen, Eintrittsdaten oder Garantie- und Nachbesetzungsregelungen erforderlich sind, speichern wir so lange, wie dies für die Durchführung und Nachweisbarkeit des jeweiligen Vermittlungsprozesses erforderlich ist.

Soweit solche Daten zur Prüfung, Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung vertraglicher oder gesetzlicher Ansprüche erforderlich sind, speichern wir sie grundsätzlich für die Dauer der jeweils einschlägigen Verjährungsfristen.

Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und wir von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen.

Sperrvermerke
Wenn Sie nicht erneut kontaktiert werden möchten oder einer Verarbeitung widersprechen, speichern wir einen Sperr- oder Vermerkdatensatz, soweit dies erforderlich ist, um Ihren Wunsch künftig zu beachten.

Ein Sperrvermerk enthält grundsätzlich nur die hierfür erforderlichen Mindestinformationen, insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Datum des Widerspruchs und den Hinweis, dass keine weitere Kontaktaufnahme gewünscht ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer löschen oder anonymisieren wir die betreffenden Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten, Sperrvermerke oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

​

23. Widerruf, Widerspruch und Löschung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, gerne per E-Mail an info@layton-consulting.de.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Wenn wir personenbezogene Daten zum Zweck der geschäftlichen Kontaktaufnahme oder Direktwerbung verarbeiten, können Sie dem jederzeit widersprechen.

Wenn Sie ausdrücklich wünschen, nicht erneut kontaktiert zu werden, können wir einen Sperr- oder Vermerkdatensatz speichern. Dieser dient ausschließlich dazu, Ihren Wunsch künftig zu beachten und eine erneute Kontaktaufnahme zu vermeiden.

​

24. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Offenlegung oder Veränderung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, passwortgeschützte Systeme, Vertraulichkeitsverpflichtungen, sorgfältige Auswahl von Dienstleistern, Auftragsverarbeitungsverträge, Lösch- und Berechtigungskonzepte sowie die Beschränkung der Verarbeitung auf erforderliche geschäftliche Zwecke.

Zugriff auf kunden- und vermittlungsbezogene Daten erhalten grundsätzlich nur Personen, die diese Daten für ihre jeweilige Tätigkeit benötigen.

​

25. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Ein automatisiertes Profiling, das zu einer rechtlich oder ähnlich erheblich wirkenden Entscheidung über Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen, Interessenten oder Geschäftspartnern führt, findet nicht statt.

​

26. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen.

Für die Anbahnung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung, die Abstimmung von Vermittlungsmandaten, die Kommunikation mit Ansprechpartner:innen, die Rechnungsstellung und die Vertragsabwicklung sind bestimmte personenbezogene Daten jedoch erforderlich.

Wenn Sie uns erforderliche Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Anfragen, Mandate, Vermittlungsprozesse, Abrechnungen oder sonstige geschäftliche Vorgänge möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

​

27. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,

• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,

• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,

• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO,

• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,

• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

​

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Layton Consulting GmbH
E-Mail: info@layton-consulting.de

​

28. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

​

Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

Dienstgebäude:
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: datenschutz.hessen.de

​

Sie können sich auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

​

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.

Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.

​